Steuerberatung, die Pflege wirklich versteht.
Ambulante Pflegedienste und Tagespflegen rechnen anders als andere Unternehmen: Vergütung nach SGB XI, über 70 % Personalkostenquote, umsatzsteuerfreie und umsatzsteuerpflichtige Leistungen im selben Betrieb. Diese Seite zeigt, wie wir den Betrieb begleiten – Vergütung, Abrechnung, Lohn und die Zahlen, auf die Sie Ihre Entscheidungen stützen.
Dazu kommt, was eine Kanzlei allein nicht leisten kann: die Anbindung an Ihr Abrechnungssystem und einen eigenen IT-Partner für Technik, Datenschutz und digitale Prozesse.
Alles aus einer Hand – für ambulante und teilstationäre Pflege.
Lohnbuchhaltung Pflege
Pflegemindestlohn, Zuschläge, Schichtmodelle und Tarifbindung – digital und fristgerecht abgerechnet.
Finanzbuchhaltung im PBV-Kontenrahmen
Belegerfassung und automatisierte Buchung mit direkter Anbindung an Ihr Abrechnungssystem – gebucht im Kontenrahmen der Anlage 4 PBV, zeitnah ausgewertet.
Jahresabschluss nach PBV
Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anlagen- und Fördernachweis in der Gliederung der Pflege-Buchführungsverordnung – innerhalb der Sechsmonatsfrist des § 4 PBV.
Steuererklärungen
Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuer, vollständig und termingerecht. Bei gemeinnützigen Trägern kommt das Gemeinnützigkeitsrecht hinzu (§§ 51–68 AO).
BWA & Branchenkennzahlen
Monatliche Auswertung mit Soll-Ist-Vergleich, Kostenstellenanalyse je Tour oder Standort und Liquiditätsplanung.
Vergütungsverhandlung
Kalkulation, Kostennachweis und Begleitung bei Verhandlungen mit Pflegekassen und Sozialhilfeträgern – auf Basis Ihrer echten Zahlen.
Die Themen, an denen Ihr Ergebnis hängt.
Was im Betrieb täglich anfällt: Vergütung, Abrechnung, Lohn und Steuerung. Das Steuerrecht der Pflege – Umsatzsteuerbefreiung, Vorsteueraufteilung, Gewerbesteuerquote und Buchführung nach der PBV – finden Sie auf der Pflegeseite der Kanzlei.
Vergütung nach SGB XI & SGB V
Betriebswirtschaftliche Grundlagen für Pflegesatz- und Vergütungsverhandlungen – damit Personal-, Sach- und Investitionskosten gedeckt sind (§§ 84, 89 SGB XI).
Anbindung Ihres Abrechnungssystems
Direkte Übernahme der Abrechnungs- und Zeitdaten in Buchführung und Lohn – ohne Doppelerfassung und mit dokumentierter Datenherkunft.
Lohn & Personalkosten
Schicht-, Nacht- und Feiertagszuschläge, Pflegemindestlohn und hohe Fluktuation – branchenspezifische Lohnabrechnung, korrekt und fristgerecht.
Betriebswirtschaftliche Steuerung
Monatliche BWA, Branchenkennzahlen und Liquiditätsplanung als Grundlage Ihrer unternehmerischen Entscheidungen.
Betreiber-Immobilien-Struktur
Trennung von Betreibergesellschaft und Immobilieneigentum über Pacht- oder Mietmodelle – inklusive Betriebsaufspaltung, wenn die Gesellschafter identisch sind.
Buchführung nach der PBV
Doppelte Buchführung unabhängig von der Rechtsform, Konten nach Anlage 4 und ein Abschluss in der vorgeschriebenen Gliederung – oder die Prüfung, ob Sie nach § 9 PBV befreit sind.
Abrechnung, IT und Steuerberatung – eine Datenlinie.
Die Tour, die eine Pflegekraft am Morgen dokumentiert, ist derselbe Datensatz, aus dem am Monatsende Ihre Auswertung entsteht. Dazwischen schreibt niemand etwas ab. Drei Häuser arbeiten dafür zusammen – Abrechnung, IT und Steuerberatung –, aber Sie führen ein Gespräch, nicht drei.
Ein Ansprechpartner statt drei
Hakt es zwischen Pflegesoftware, Netz und Buchhaltung, verweist sonst jeder auf den anderen. Im Verbund gibt es keine Stelle, an der die Zuständigkeit endet.
Die Zahlen sind früher da
Weil nichts abgeschrieben wird, steht die Auswertung nicht sechs Wochen später. Genau das brauchen Sie, wenn der Pflegesatz im Voraus verhandelt wird.
Nachvollziehbar, woher eine Zahl stammt
Vom Leistungsnachweis bis zur Buchung bleibt der Weg dokumentiert (GoBD) – und gebucht wird im Kontenrahmen der Pflege-Buchführungsverordnung, aus dem sich Abschluss und Kostennachweis ohne Umbau ergeben.
Erst im eigenen Haus, dann bei Ihnen
miBOXX betreut die Technik unserer Kanzlei seit 2013. Was wir Ihnen empfehlen, läuft bei uns selbst im Alltag – auch der lokale KI-Assistent.
MEDIFOX DAN
Ihr Abrechnungssystem bleibt führend: Touren, Leistungserfassung und Rechnungsstellung entstehen dort, wo Ihre Beschäftigten arbeiten.
miBOXX GmbH
Endgeräte, sicherer Fernzugriff, Hosting im deutschen Rechenzentrum und der lokale KI-Assistent Trust – rechtssicher.
StBGes. Michael Vogel mbH
Lohn, Buchführung nach der PBV, Jahresabschluss und die monatliche Auswertung – dazu die steuerliche Beratung, die in der Pflege den Unterschied macht.
Ein KI-Assistent, der im Haus bleibt.
Hardware für die mobile Pflege
Robuste Endgeräte, Tablets und Smartphones, konfiguriert für den Pflegealltag – mit zentraler Geräteverwaltung und Austauschservice.
Fernzugriff auf Dokumentation
Verschlüsselter Zugriff auf Pflegedokumentation, Dienstpläne und Patientendaten – jederzeit verfügbar und datenschutzkonform.
Webseite und Stellenmarkt
Barrierefreie Pflegewebseiten mit Online-Stellenmarkt und Kontaktformularen, Datenschutz von Anfang an mitgedacht.
Hosting und Infrastruktur
Deutsches Rechenzentrum, Datenhaltung in der EU, Betrieb nach ISO 27001 – ohne Abhängigkeit von Anbietern außerhalb Europas.
Datenschutz und Dokumentation
Verfahrensdokumentation, technische und organisatorische Maßnahmen, Auftragsverarbeitungsverträge und Schulungen für Ihre Beschäftigten.
Schnittstellen und Automatisierung
Anbindung von Pflegesoftware, DATEV und Lohnsystemen sowie zugeschnittene Automatisierung – weniger Papier, mehr Zeit für die Pflege.
Was uns Pflegedienste und Tagespflegen fragen.
Wie kommen unsere Abrechnungsdaten in die Buchhaltung?
Über die vorgesehenen Wege des Abrechnungssystems, nicht über Abschriften. Aus MD Ambulant und MD Finance übernehmen wir die Daten direkt; für andere Systeme gilt dasselbe, sofern sie einen strukturierten Export liefern. Der Gewinn ist nicht nur die gesparte Doppelerfassung: Es bleibt nachvollziehbar, aus welchem Leistungsnachweis eine Buchung entstanden ist – die Grundlage für Prüfungen der Kassen wie des Finanzamts (GoBD).
Müssen wir unser Abrechnungssystem wechseln?
Nein. Ihr System bleibt führend – dort entstehen Touren, Leistungserfassung und Rechnungsstellung, dort arbeiten Ihre Beschäftigten. MEDIFOX DAN ist unser Partner im Bereich Abrechnung, aber keine Voraussetzung. Entscheidend ist, dass sich die Daten strukturiert übergeben lassen. Ob das bei Ihnen der Fall ist, klären wir vor einer Zusage, nicht danach.
Wer ist wofür zuständig?
Vertragspartner für die steuerliche Beratung ist die Steuerberatungsgesellschaft Michael Vogel mbH – Lohn, Buchführung nach der PBV, Jahresabschluss, Erklärungen und die Auswertung. Technik, Endgeräte, Hosting und Datenschutz liegen bei der miBOXX GmbH. Die Abrechnung bleibt in Ihrem System. Der Unterschied zum üblichen Nebeneinander: Hakt es an einer Übergabestelle, klären wir das untereinander, statt Sie zwischen drei Anbietern zu schicken.
Wo liegen unsere Daten?
In einem deutschen Rechenzentrum, betrieben nach ISO 27001, ohne Abhängigkeit von Anbietern außerhalb Europas. Das ist in der Pflege keine Geschmacksfrage: Sozialdaten unterliegen dem Sozialgeheimnis (§ 35 SGB I), Pflegedokumentation kommt hinzu. Aus demselben Grund läuft der KI-Assistent miBOXX Trust lokal auf einer eigenen Box und nicht in einer fremden Cloud – Ihre Unterlagen verlassen das Haus nicht, nur weil ein Werkzeug beim Schreiben hilft.
Begleiten Sie die Pflegesatzverhandlung?
Wir liefern die betriebswirtschaftliche Grundlage und begleiten den Termin – verhandelt wird von Ihnen. Dazu gehören Kalkulation, Kostennachweis und der Abgleich mit dem, was der Betrieb tatsächlich trägt. Weil Pflegesätze im Voraus vereinbart werden und Verluste bei der Einrichtung bleiben (§ 84 Abs. 2 SGB XI), kommt es auf aktuelle Zahlen an. Wir arbeiten deshalb aus der laufenden Buchhaltung, nicht aus dem letzten Jahresabschluss.
Wie läuft der Wechsel von unserer bisherigen Kanzlei?
Geordnet und ohne Lücke. Wir stimmen den Stichtag so ab, dass Lohnlauf und Voranmeldungen sauber übergehen, holen die Unterlagen bei der bisherigen Kanzlei ab und richten die Buchführung im PBV-Kontenrahmen ein. Der Ablauf im Einzelnen – einschließlich der Frage, wann Unterlagen zurückgehalten werden dürfen – steht auf der Seite Mandatswechsel.
smartcare.tax ist der Verbund aus Abrechnung, IT und Steuerberatung.
smartcare.tax ist keine eigene Gesellschaft, sondern der Name, unter dem drei Häuser für Pflegeeinrichtungen zusammenarbeiten: Ihr Abrechnungssystem, die miBOXX GmbH für Technik und Datenschutz und die Steuerberatungsgesellschaft Michael Vogel mbH in Neubrandenburg. Vertragspartner für die steuerliche Beratung bleibt die Kanzlei, mit allem, was dazugehört. Diese Seite beschreibt, was der Verbund im Betrieb leistet: Vergütung, Abrechnung, Lohn, Buchführung nach der PBV und die monatlichen Zahlen. Die steuerlichen Themen der ambulanten Pflege – von der Umsatzsteuerbefreiung bis zur Gewerbesteuerquote – führen wir auf der Pflegeseite der Kanzlei aus.
Bereit für eine Kanzlei, die Pflege versteht?
Kostenlose Erstberatung – kein Verkaufsgespräch, sondern ein Fachgespräch über Ihre Vergütungsstruktur, Ihre Zahlen und Ihre Abläufe.